Wie ein internes Tool die Beschaffungsplanung automatisiert, ohne dass irgendwer ein neues System lernen muss.

Das Problem

Einkauf ist Erfahrungssache. Wer seit Jahren Bestellungen plant, kennt die Lieferanten, weiß welche Mengen sinnvoll sind und arbeitet routiniert – meistens in Excel. Tabellen werden gepflegt, Mengen kalkuliert, Bestellungen manuell in die Warenwirtschaft übertragen.

Das funktioniert, aber es skaliert nicht. Je mehr Artikel, desto mehr Aufwand. Je mehr Lieferanten, desto mehr Dateien. Und je weniger Zeit bleibt, desto eher passieren Fehler: eine vergessene Bestellung, eine falsche Menge, ein übersehener Mindestbestellwert.

Die Frage war nicht: Wie ersetzen wir den bestehenden Prozess? Sondern: Wie nehmen wir den Mitarbeiterinnen die Rechenarbeit ab – ohne ihnen ein neues System aufzuzwingen?

Ansatz: Excel bleibt das Interface

Die wichtigste Designentscheidung war bewusst konservativ: Excel ist und bleibt die Schnittstelle. Keine neue Software, kein Webportal, keine zusätzliche Anmeldung. Wer bisher mit Tabellen gearbeitet hat, arbeitet weiterhin mit Tabellen.

Der Unterschied: Die Tabellen werden jetzt automatisch befüllt.

Das System analysiert Verkaufsdaten, berechnet den voraussichtlichen Bedarf, berücksichtigt Lagerbestände, offene Bestellungen und Lieferzeiten – und erzeugt fertige Bestellvorschläge. Pro Lieferant eine Excel-Datei, mit allen relevanten Artikeln, Mengen und Preisen.

Die Einkäuferin öffnet morgens ihre gewohnten Dateien, prüft die Vorschläge, passt bei Bedarf Mengen an – und das war's. Kein Systemwechsel, kein Umlernen.

Automatisierung im Hintergrund

Technologisch läuft das Ganze auf Python. Nicht, weil es hip ist, sondern weil die Libraries sitzen: pandas/openpyxl für Excel, NumPy für schnelle Berechnungen, SQLAlchemy für den direkten Draht zur Datenbank. Damit bleiben sämtliche Rechenwege transparent, versionierbar und leicht erweiterbar.

Was im Hintergrund passiert, ist der eigentliche Kern:

  • Bedarfsermittlung auf Basis historischer Verkaufszahlen, inklusive saisonaler Schwankungen
  • Intelligente Mengenvorschläge, die Mindestbestellmengen, Staffelpreise und Rundungslogiken berücksichtigen
  • Lieferantenspezifische Aufbereitung: jede Datei enthält genau die Artikel, die bei diesem Lieferanten bestellt werden
  • Trennung von Fremdbezug und Eigenproduktion – Artikel ohne Lieferant landen in einer separaten Fertigungsliste

Die generierten Excel-Dateien sind keine Rohdaten-Exporte, sondern fertige, formatierte Arbeitsunterlagen.

Von der Tabelle zur Bestellung

Sobald die Einkäuferin einen Vorschlag prüft und freigibt, übernimmt das System den Rest. Die Excel-Datei wird eingelesen, Bestellungen werden im ERP angelegt, Preise und Rabatte automatisch gezogen. Anschließend wird die Datei archiviert und der Auftrag verprobt – ein automatischer Abgleich stellt sicher, dass Vorschlag und Bestellung ident sind.

Der Ablauf ist komplett zeitgesteuert: Bedarfsberechnung am Morgen, Bestellübernahme direkt nach der Prüfung. Kein manueller Eingriff in Backend-Oberflächen nötig.

Warum dieser Weg?

Neue Software scheitert selten an Technik. Sie scheitert an der Akzeptanz. Wer jahrelang mit Excel gearbeitet hat, will nicht plötzlich in einer Weboberfläche Bestellungen zusammenklicken.

Hier passt sich die Automatisierung an den bestehenden Arbeitsablauf an – nicht umgekehrt. Die Mitarbeiterinnen behalten ihre Werkzeuge, ihre Dateien, ihre Kontrolle. Alles, was sich ändert, ist der Aufwand. Der sinkt drastisch.